Documentos em falta, conciliação e-Fatura, Modelo 30, Modelo 10, Recapitulativa, fecho de contas, cobranças e IRS: um agente de IA prepara cada rotina dentro do Outlook, da pasta partilhada e do software que já usa. A contabilista revê e submete.
01 — As rotinas
Em tudo: o agente prepara, valida e guarda a evidência; uma pessoa submete e envia. Começamos pelas que devolvem mais horas.
Mensal · dias 5–8
Cruza a lista do e-Fatura com a pasta do cliente, aprende os fornecedores estrangeiros recorrentes, marca extratos bancários, de cartão e de confirming em falta, e redige um pedido curto e itemizado por cliente. Quando os ficheiros chegam, renomeia-os e fecha os itens.
Mensal · dia 15
Gera uma folha de confirmação pré-preenchida por cliente (trabalhadores, vencimentos, férias, ausências), lê as respostas e converte-as numa lista de alterações; alerta admissões a comunicar à Segurança Social; em março agrega o Relatório Único.
Até ao fim do 2.º mês seguinte
A partir do SAF-T de contabilidade identifica os pagamentos a não residentes, aplica a regra de tipo de rendimento por fornecedor, liga os PDF e prepara a declaração e a lista de NIF a pedir à AT. A contabilista revê as diferenças e submete.
Mensal e anual
Confere retenções e recibos verdes por rubrica, prepara as guias mensais e a Recapitulativa do IVA com validação dos NIF no VIES. Em vez de um Excel de conferência, uma página com a lista, as diferenças e o ficheiro pronto.
Anual · e a pedido
Uma checklist por cliente: declarações de IVA entregues vs contas 243, Base de Dados de Contas do Banco de Portugal vs contas 12, extratos a 31/12 vs saldos, e-Fatura do ano vs compras lançadas, situação tributária e contributiva — cada verificação com a sua evidência.
Diário
Concilia as entradas do extrato com as faturas em aberto, propõe recibos, redige extratos de conta semanais para saldos vencidos com escalada a 30 e 60 dias, e regista as respostas dos clientes.
Mensal · dia 3
Exporta o SAF-T de contabilidade de cada empresa, guarda-o na pasta do cliente, converte extratos em PDF para dados ao lado do original e mantém os nomes dos ficheiros normalizados. É a base de leitura de todas as outras rotinas.
Fase 2 · fevereiro a junho
Questionário e checklist de documentos personalizados por agregado, acompanhamento do que falta, conversão de extratos de corretora e rendimentos estrangeiros para os anexos certos, e uma folha de revisão lado a lado com o pré-preenchimento da AT.
02 — Onde o agente trabalha
Nada de nova plataforma. O gabinete continua a trabalhar como trabalha; o agente aparece nos sítios certos.
Exemplo · gabinete com 200 clientes
No diagnóstico de um gabinete com cerca de 200 clientes e sete contabilistas, só a pedir e a arquivar documentos ia cerca de uma hora por dia por pessoa. O fecho de contas consumia cerca de sete horas por cliente. A cobrança da faturação do próprio gabinete, quinze horas por mês de uma só pessoa.
Valores observados num diagnóstico; o seu gabinete terá os seus. É isso que o diagnóstico mede.
Quem já usa
Perguntas frequentes
Sim, por três vias: o SAF-T de contabilidade (o mesmo ficheiro normalizado para CentralGest, PHC, Primavera, Sage ou TOConline), as exportações que o software já faz e as pastas onde guarda os documentos. Não é preciso API nem alterar o software.
Não. O agente prepara a lista, o ficheiro e a evidência; o contabilista certificado valida e submete no Portal das Finanças. Não é necessário certificado de produtor de software para extrair informação dos portais com as credenciais que o gabinete já usa.
Ficam onde já estão. O agente usa os acessos de contabilista certificado, subutilizadores e autorizações que o gabinete já tem; nunca pedimos as passwords dos clientes para fora do gabinete.
Sim. Suportamos Exchange instalado no gabinete e Microsoft 365. Os rascunhos aparecem numa pasta da caixa de correio da pessoa responsável, que os envia; o painel diário chega por email às 8:30.
Diagnóstico gratuito · meio dia no gabinete
